Ühispank korraldab telefonikoosolekuid iga nädal. Kuna oleme rahvusvaheline ettevõte, on meil vaja suhelda ka teistes riikides olevate harukontorite töötajatega Lätis, Leedus, Rootsis, Poolas ja mujal.


Kuna kohalesõit on küllaltki ebaefektiivne, võttes terve päeva, siis juba aja kokkuhoiu mõttes ja info kiireks vahetamiseks on telefonikoosolekute korraldamine parim viis. Ei ole ju mõtet sõita iga nädal kahe-kolmetunnise koosoleku pärast Lätti.

Kes oskab tavakoosolekuid läbi viia, saab hakkama ka telefonikoosolekute korraldamisega. Mina jälgin koosoleku läbiviimisel koolis õpitut ja lisan veel oskusi praktilistest kogemustest.

Telefonikoosoleku pidamisel erilist tehnilist taipu pole vaja. Koosoleku alustamise kellaajaks helistavad kõik osavõtjad teatud telefoninumbril ja sellega ongi nad ennast osavõtjatena registreerinud, kusjuures tehniline seade ise asub Rootsis, igal riigil seda eraldi vaja ei ole.

Tingimata on eelnevalt osavõtjatele välja saadetud päevakord. Kui tavakoosolekul näed teist inimest, siis telefonikoosolekul mitte, siin on ainult hääl suhtlusvahendiks.

Seepärast on väga oluline, et päevakord oleks kõigil käepärast, üheselt mõistetav ning et sellest ka täpselt kinni peetaks.

Kui tavalisel koosolekul saab sosinal naabriga mõtteid vahetada, siis siin mitte. Ruumis ei tohi ka mitte sosinal rääkida, see kostab kõigi osavõtjate kõrvu. Telefonikoosolekut protokollitakse nagu tavakoosolekutki ja pärast saadetakse see e-posti teel kõigile.

Ka allkirju saab nüüd anda digitaalsel kujul. Siiani meil mingeid apsakaid telefonikoosoleku pidamisel ette ei ole tulnud, seadmed on töötanud laitmatult.

Parema tulemuse nimel tuleb valida rahulikum tempo
-päevakorrast tuleb väga täpselt kinni pidada, sest teisi inimesi ei näe, ainult kuuleme
-osavõtjatel peab olema sisse juurdunud range distsipliin ja ruumis peab valitsema täielik vaikus
-tuleb valida rahulikum tempo kui tavakoosolekul, et kõik jõuaksid mõttekäiku jälgida

Autor: Karl Multer, SEB Ühispanga marketingidivisjoni direktor
08.08.2005
Allikas: Äripäev